IA é usada na gestão de projetos: avanços e perspectivas futuras

São Paulo, SP 10/3/2023 – Os gerentes de projetos não vão desaparecer, mas precisarão abraçar essas mudanças e aproveitar as novas tecnologias

Com o aumento da adoção de soluções de IA, o próximo passo é incorporar essas ferramentas em plataformas que auxiliem o Gerente de Projetos a tomar melhores decisões que sejam ponto-chave para o sucesso da empresa

Com os grandes avanços tecnológicos vivenciados atualmente, as empresas têm a facilidade de controlar tudo o que ocorre interna e externamente, o que contribui diretamente para o seu sucesso. Os C-Levels conseguem acessar em questão de instantes, por meio de seus smartphones e demais recursos tecnológicos, tudo aquilo que for importante em um determinado momento para validar o posicionamento da empresa no mercado, buscam por informações a serem reportadas e observam pontos que exijam atenção, como por exemplo: o P&L, forecast, KPIs, resultados, investimentos etc.

Por meio destes dados, as empresas conseguem abordar temas críticos, tomar decisões de maneira mais concisa, fornecer soluções a cada uma delas e ainda avaliar riscos e benefícios com base nos dados coletados, o que pode resultar em um reposicionamento, aceleração de seus avanços e maior busca por sustentabilidade. Todos os ajustes parametrizados nos sistemas que possibilitam o acesso a estas informações por meio de aplicativos e demais ferramentas tecnológicas, são definidos inicialmente por um Gerente de Projetos e equipes envolvidas, contando com a ajuda da Inteligência Artificial neste processo.

Por meio de um aplicativo ou um software especializado em business planning, por exemplo, e com foco na área de Gestão de Projetos, pode haver uma recomendação apoiada em dados que estão sendo observados pela equipe a respeito da aplicação de metodologias ágeis para acelerar uma frente de um determinado projeto. O Gerente de Projetos pode simular possíveis soluções dentro deste mesmo software e definir novas ações com base naquilo que é analisado, calculado, projetado e, em seguida, as projeções de resultado são comunicadas aos membros das equipes e stakeholders afetados por esta mudança. “O grande segredo do sucesso na adoção de ferramentas de inteligência artificial é que o conjunto de dados usados para treinamento dessas ferramentas seja criado com muito cuidado, afinal é dessa massa de dados que os processos de machine learning vão identificar padrões vencedores e passar a aplicá-los nos projetos em execução”, afirma Caio Tomaz,especialista em Gestão de Projetos, certificado Project Management Professional e Professional Scrum Master, a respeito de alguns aspectos da gestão de projetos que serão impactados após os avanços em novas tecnologias e inteligência artificial. Portanto, é possível observar que as novas tecnologias facilitam um projeto estratégico com melhor avaliação dos riscos e sucesso.

De acordo com Adel Belharet, as aplicações da Inteligência Artificial e machine learning encontraram uma ampla gama de aplicações nos negócios, mas seu impacto está começando a ser visto no gerenciamento de projetos. Kathleen Walch, em contribuição para a Forbes, revela que muitas das empresas que estão desenvolvendo soluções de IA também aplicam e experimentam abordagens de IA para gestão de projetos, resultando em um melhor planejamento e execução dos processos. Kathleen diz ainda que, dentre as várias aplicações da IA, a sua ocorrência recai em um ou mais dos 7 padrões que ela categoriza como: hiperpersonalização, sistemas autônomos, análise preditiva e suporte à decisão, interações humanas, padrões e anomalias, sistemas de reconhecimento e sistemas orientados a objetivos, e afirma que esses sete padrões são aplicados individualmente ou em várias combinações, dependendo da solução específica à qual a IA está sendo aplicada. Todas estas fases estão relacionadas com 5 fases do Gerenciamento de Projetos contidas no PMBOK: iniciação, planejamento, execução, monitoramento, encerramento, além das etapas de gerenciamento de escopo e planejamento, como por exemplo: o padrão de análise preditiva e suporte à decisão pode ser relacionado com o planejamento e monitoramento e controle do projeto.

Até 2027, há a expectativa de que mais de 88 milhões de pessoas em todo o mundo provavelmente estejam trabalhando em gerenciamento de projetos, e o valor da atividade econômica orientada a projetos terá atingido US$ 20 trilhões. De acordo com o Standish Group, apenas 35% dos projetos realizados em todo o mundo são bem-sucedidos, o que significa o desperdício de uma quantidade enorme de tempo, dinheiro e oportunidades. Há também o fato de que a maioria das organizações e líderes de projetos ainda faz o uso de planilhas, apresentações e outros aplicativos que não evoluíram muito nas últimas décadas e que já têm se tornado insuficientes em um ambiente em que os projetos e iniciativas estão sempre se adaptando e em constante mudança. Um levantamento feito pela Harvard Business Review estima que, se a aplicação da IA e outras inovações tecnológicas à gestão de projetos puder melhorar a taxa de sucesso dos projetos em 25%, isso equivaleria a trilhões de dólares em valor e benefícios para as organizações, sociedades e indivíduos.

Mas o quão distante está esta transformação? A Gartner apontou que estas mudanças e novas tendências tecnológicas para o gerenciamento de projetos estão chegando em breve, prevendo que até 2030, 80% das tarefas de gestão de projetos serão executadas por IA. Portanto, tanto as empresas quanto os líderes de Projetos que estiverem mais preparados para esta mudança, poderão obter maiores reconhecimentos. “Os gerentes de projetos não desaparecerão, mas será necessário abraçar essas mudanças e as novas tecnologias. Atualmente, pensamos em equipes de projetos multifuncionais como um grupo de indivíduos, mas em breve será possível pensar neles como um grupo de seres humanos e robôs”, conclui Caio.

Portanto, a aplicação da inteligência artificial na gestão de projetos carrega benefícios significativos para as empresas e suas equipes, não se reduzindo apenas à automação de tarefas administrativas e de baixo valor, mas também trazendo resultados financeiros, maior previsibilidade, produtividade, assertividade, organização, avaliação de riscos, e por fim, o tão esperado sucesso.

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