Administrando o tempo, administrando a vida

O tempo é o mais democrático dos recursos. Pouco importa sua idade, escolaridade ou condição socioeconômica. Todos nós dispomos de 24 horas diárias e a forma como as utilizamos justifica nossos resultados e nos diferencia.

Temos a sensação constante de que o tempo acelerou. Os dias parecem mais breves. Quando se vê, mais um mês se passou. E diante da rotina, das atividades meramente operacionais a que nos entregamos, a angústia e a frustração podem nos visitar.

Por isso, é fundamental tomar consciência de que administrar o tempo é administrar a própria vida.

Diante disso, proponho que você redija uma Constituição Pessoal, ou seja, uma espécie de carta identitária capaz de nortear seu caminho. Para tanto, identifique os valores que governam sua vida. Pode ser desde amor e generosidade, até sucesso e riqueza material. O universo de valores é amplo e solicita um consciencioso exercício de reflexão. Em seguida, coloque-os em ordem de prioridade. É o momento de se fazer escolhas e descobrir o que é mais relevante em seu julgamento. Depois, você deverá unir razão e emoção, cabeça e coração, escrevendo um pequeno parágrafo para cada um destes valores. Por fim, leia esta sua pequena lista com frequência e tome suas decisões com base nela.

Peter Drucker, em seu livro, The effective executive in action, sentencia que gerenciar o tempo é a base da eficácia. E o guru desafia você a responder a algumas questões:

1. O que eu estou fazendo que não precisa ser feito?
2. O que eu estou fazendo que poderia ser feito por outra pessoa?
3. O que eu estou fazendo que só eu posso fazer?
4. O que eu deveria fazer que não estou fazendo?

Suas respostas, com olhos atentos na Constituição Pessoal, com certeza lhe sinalizarão a necessidade de delegar atividades, de retomar o foco em suas metas pessoais ou de corrigir rotas.

Um dos instrumentos mais difundidos em termos de gestão do tempo é a chamada matriz de Eisenhower que divide as tarefas a partir de sua urgência e importância.

O primeiro quadrante reúne atividades urgentes e importantes. Trata-se de reuniões, atividades com prazos definidos e eventuais crises. Estas tarefas devem ser feitas de imediato e da melhor forma possível.

O segundo quadrante engloba as atividades importantes, porém não urgentes. São tarefas que demandam planejamento, envolvem aprendizado e criatividade e que podem trazer consigo grandes oportunidades. Todavia, quando procrastinadas, ou seja, recorrentemente adiadas, são promovidas ao quadrante anterior, exigindo urgência em seu tratamento.

No terceiro quadrante residem as atividades que correspondem aos maiores desperdiçadores de tempo. São as tarefas urgentes, mas não importantes, como telefonemas, relatórios, correspondências e até interrupções. Livre-se delas com rapidez, pois não contribuem com suas metas.

Finalmente, o último quadrante da matriz de gerenciamento do tempo contém atividades que não são importantes e também não são urgentes. Trata-se de trabalho irrelevante, telefonemas inúteis, situações alienantes, apego a detalhes. Enfim, pura perda de tempo. Aqui nada se produz.

E então, como você tem distribuído suas tarefas?