Atualizar a plataforma sem mexer no conceito

Com a internet e o surgimento dos meios digitais, a forma de se comunicar transformou-se. Seja seu interlocutor um amigo, um colega de trabalho ou até mesmo um grande público, a maneira com a qual se interage com as pessoas nem de longe lembra a de anos atrás.

Se num passado não muito distante contávamos com pouquíssimas opções, como a mídia impressa, o rádio e a televisão, hoje temos uma extensa gama de ferramentas.

Com tantos caminhos possíveis a serem tomados, vem a pergunta: qual deles é o melhor e mais eficiente?

Este foi o impasse da Associação Paulista de Municípios, a APM, no seu 61º Congresso Estadual de Municípios, evento que reúne gestores de 645 municípios do estado, além de políticos e autoridades de todo o Brasil. Após 61 anos atuando praticamente no mesmo formato, chegou o momento do grande questionamento: persistir no modelo tradicional que, de certa forma, sempre deu certo, ou inovar e apostar em coisas novas?

O modelo anterior era baseado na divulgação através dos meios já conhecidos. Durante os cinco dias do evento, havia um jornal impresso, com oito páginas, distribuído todas as manhãs, com a agenda e a cobertura das principais atividades do dia anterior.

Um trabalho que demandava praticamente 24 horas por dia de equipe bem parruda, considerando a produção, a impressão e a distribuição.

Neste ano, optamos por substituir tanto esforço e investimento por um projeto alicerçado nas mídias digitais.

Criamos boletins informativos diários através da plataforma MailChimp, site que permite newsletters interativas e multimídia, com textos, imagens, links, vídeos. Chamados de “VOCÊ Municipalista”, foram enviados, em duas edições por dia, pela manhã e no início da noite, a um mailing de 5 mil contatos.

Também organizamos grupos no WhatsApp com os contatos que possuíamos, além dos 2300 inscritos no Congresso, sendo que o grande diferencial desta rede social é a garantia de que a mensagem chega a todos, sem exceção.

Além disso, houve transmissão ao vivo através do YouTube das principais atividades, atraindo uma audiência externa ao evento.

Apesar de ser rede bastante difundida, o Facebook, neste caso específico, não se revelou eficaz, uma vez que uma das deficiências da Associação Paulista de Municípios é a inexistência de uma audiência fiel e orgânica na plataforma.

Em função disso, o Facebook foi utilizado apenas como um meio de compartilhar os textos já produzidos para o site e para o boletim online, além dos vídeos gravados e compartilhados via WhatsApp durante o evento.

Para que a estratégia de comunicação funcionasse bem, enviamos logo na primeira newsletter tutorial bastante didático explicando tudo que faríamos para nos comunicarmos com os congressistas.

Já nos primeiros dias o resultados começaram a aparecer.

Quem recebia o informativo, bem como as mensagens por WhatsApp, comentava a novidade com outras pessoas. Assim, ambas as ferramentas ganharam relevância e alcance dentro do evento por meio do boca-a-boca – o comentário geral era que o serviço, acessível via smartphone, revelara-se criativo, leve e, por fim, útil.

Um indício de que o público abraçou a ideia foram os assessores das autoridades procurando a pequena redação montada no evento para oferecer entrevistas, mesmo sabendo que este conteúdo ficaria restrito aos congressistas e interessados. Já vinham com o propósito de atingir público focado.

Com um investimento 40% menor em relação aos anos anteriores e um esforço físico menos estressante — 11 horas de trabalho por dia, com um grupo de profissionais se revezando, contra um turno de praticamente 24 horas nas outras edições, o cliente, no caso a Associação Paulista de Municípios, não só conseguiu atingir seu objetivo de comunicar com eficiência, como também agregou valor em sua ação ao inovar e mostrar que é possível atualizar as práticas reduzindo investimentos com resultados concretos.

O atual quadro de complexidade da comunicação tende a levar muita gente a se apegar a conceitos antigos, com medo da mudança, ou a apostar em novidades muitas vezes sem nexo que acabam não surtindo o resultado esperado.

A estratégia que usamos no 61º Congresso Estadual de Municípios é um meio termo disso.

Absorvemos o conceito que funcionava bem no passado, entendendo a necessidade da instituição e do público, e demos uma resposta atualizada, substituindo os modelos, digamos, analógicos. Isso mostra que, mesmo se tratando de uma área tão antiga e apegada às raízes quanto a política, a inovação pode ser bem-vinda.

*José Cássio. Jornalista e analista de conjuntura, é diretor Executivo da Plugcom Comunicação Integrada.