No período de retomada financeira, empresas devem investir em aplicativos de gestão de gastos e viagens

28/5/2021 –

Muitas empresas já começam a planejar suas ações de retomada financeira. Para isso, precisam, antes de tudo, de ferramentas e processos eficazes para promover colaboração, garantir conformidade com regulamentações do setor e otimizar os gastos de suas operações até que as suas receitas retomem a normalidade. As viagens de negócios foram significativamente reduzidas devido à Covid-19, enquanto o trabalho remoto se tornou padrão mundial, como aponta uma pesquisa da Toluna encomendada pela Zoho em 2020 com 850 pessoas, desses sendo 450 empresários e tomadores de decisão, sobre trabalho remoto e o futuro do home office. Entre os respondentes, 67% estavam em regime de trabalho remoto, sendo 55% migrando para essa rotina por conta da pandemia e 12% já trabalhando remotamente anteriormente. A pesquisa aponta também que 49% das empresas entrevistadas responderam estarem incertas em relação ao futuro dos colaboradores após o período fora do escritório. 

Mais do que nunca, as empresas precisam de ferramentas e processos eficazes para promover colaboração, garantir conformidade com regulamentações do setor e otimizar gastos de suas operações até que as suas receitas retomem gradativamente a normalidade. 

“Sabemos que as empresas possuem gastos e precisam aprovar orçamentos em diversos departamentos, como viagens, fornecedores ou comunicação, e a nova versão do Zoho Expense inclui funcionalidades avançadas para auxiliá-las a obter eficiência nos processos de orçamentos e no controle de gastos enquanto se recuperam dos efeitos da Covid-19”, contou Jonathan Melo, diretor de marketing da Zoho no Brasil, que anunciou recentemente uma nova versão de seu software de relatórios de despesas, o Zoho Expense, projetado para fornecer panorama completo das despesas geradas por todos os departamentos nas empresas.

Tecnologia a favor da recuperação

Com plataformas de gestão financeira, as empresas podem personalizar as funções de acordo com suas necessidades, criando um sistema totalmente adaptado aos processos e escalas da organização à medida que o negócio cresce. Poderão, por exemplo, gerenciar os gastos com viagens e obter maior visibilidade e controle sobre todos os gastos da empresa em um único lugar. 

Outro ponto principal é o bate-papo integrado ao sistema, com as equipes podendo se comunicar em tempo real durante o processo de preenchimento das despesas. As empresas podem criar orçamentos e monitorá-los com a ajuda de um painel de controle e podem definir alertas personalizáveis para notificar os usuários quando o limite do orçamento for excedido, podendo bloquear automaticamente o envio de solicitações e aprovação orçamentária. 

Plataformas de gestão financeira trazem benefícios às empresas

Buscando maior controle e conformidade, as plataformas permitem flexibilidade para que as empresas implementem mudanças repentinas em suas políticas de despesas, com fluxos de trabalho e aprovação personalizáveis. Isso significa que as companhias poderão ter uma garantia do cumprimento de suas obrigações e conformidades legais diante de uma auditoria.

O mecanismo de regras presente nos serviços permite que as empresas definam limites de gastos específicos, com base na hierarquia e categorias de despesas, buscando garantir o cumprimento das metas. O recurso de detecção de fraude economiza tempo e dinheiro para as empresas, identificando e sinalizando automaticamente recibos falsos, entradas duplicadas, modificações fraudulentas de dados e incompatibilidades entre recibos e reclamações.

Com a maioria das empresas atuando em home-office, as empresas precisaram buscar alternativas para processos de aprovação e agora podem definir um fluxo de aprovação personalizado, podendo rejeitar ou aprovar todas as compras feitas dentro da organização. 

A colaboração entre as equipes durante o trabalho remoto foi um desafio, com muitos serviços buscando integrar colaboradores que trabalham em diferentes lugares. A inovação agora é tornar a colaboração e a comunicação intrínsecas ao processo de viagens dos funcionários. Barras de chat embutidas, funcionalidade única no segmento de despesas de viagens, permite aos usuários colaborar com as partes interessadas em tempo real.

Um dos principais benefícios para a retomada do trabalho às empresas é poder reservar, organizar e gerenciar todas as suas viagens corporativas em um único lugar, permitindo que os funcionários reservem suas próprias viagens com base nos processos de aprovação de orçamentos e outras regras que a organização definir. 

Para a equipe da Puma, empresa de artigos esportivos, as inovações das plataformas trouxeram melhora na gestão de despesas de viagens, especialmente nesse momento de transição pós-pandemia. “Com uma interface de usuário intuitiva na web e no aplicativo móvel, nosso processo de despesas de viagens é muito mais fácil de administrar para nossos funcionários. Ficamos entusiasmados com a expansão global e agora reunimos todas as nossas entidades em um só lugar. Agora temos total controle e visibilidade das despesas de nossos funcionários. A equipe do Zoho Expense tem sido extremamente favorável a todos os nossos requisitos exclusivos para cada região, facilitando nossa integração”.

Website: https://www.zoho.com/expense/