Os ladrões de tempo | Artigo do escritor Tom Coelho

No mundo corporativo, há uma legião de ladrões de tempo, os chamados desperdiçadores. Eles agem sorrateiramente, reduzindo sua eficácia, comprometendo suas metas, causando-lhe até mesmo estresse. Veja a seguir os principais fatores mapeados e se estão presentes em sua vida.

1. Interrupções. Indicam que você tem valor, amigos ou detém informações de interesse dos outros. As interrupções acontecem por telefone, e-mail ou visitam você pessoalmente. Para reduzi-las:

• aprenda a dizer NÃO e seja firme;
• atenda às pessoas em pé;
• mantenha a porta da sala fechada;
• continue escrevendo enquanto atende alguém;
• filtre telefonemas e e-mails;
• evite ser receptivo a visitantes inesperados;
• retire ou desloque cadeiras da sala dificultando a acomodação de terceiros;
• use as palavras mágicas: desculpe-me, por favor e por gentileza.

2. Comunicação deficiente. Ocorre quando responsabilidades e autoridade não estão definidas com clareza na empresa ou quando há subordinados em excesso. A posologia consiste em:

• defina com clareza metas e objetivos;
• determine responsabilidades e atribuições;
• utilize linguagem simples, concisa e sem ambiguidades;
• havendo dúvida, pergunte: procure fazer certo na primeira vez;
• forneça informações seguras para permitir tomada de decisão consistente e ação imediata;
• lembre-se de que a regra de ouro chama-se delegar.

3. Reuniões. Muitas são desnecessárias e agendadas sem critério. Duram muito tempo, tornam-se evasivas e não geram resultados. Para torná-las produtivas:

• agende as reuniões com antecedência;
• convoque apenas as pessoas diretamente envolvidas com o tema;
• defina a pauta e comunique a todos com antecedência;
• determine horário de início e término;
• mantenha a pauta e busque a objetividade;
• não permita interrupções externas e mantenha celulares desligados;
• promova debates, tire conclusões, tome decisões e determine como agir;
• registre ata ou memorando com resumo da reunião contendo a assinatura dos participantes;
• faça reuniões curtas em pé.

4. Telefone. Imprescindível na vida moderna, constitui-se no maior vilão das interrupções e, por conseguinte, em uma das fontes mais significativas de desperdício de tempo. Algumas dicas:

• quando possível, reserve horários para fazer e receber ligações;
• relacione os telefonemas a serem feitos em ordem de prioridade;
• prepare-se para cada uma das ligações munindo-se previamente de informações;
• identifique-se no início da ligação – as pessoas não são obrigadas a reconhecer sua voz;
• deixe recados claros e concisos;
• concentre-se em ouvir a pessoa com quem estiver falando, evitando desviar a atenção;
• nunca prometa retornar uma ligação se estiver despreparado para tal ou não desejar fazê-lo;
• nada de desculpas ou mentiras: use da honestidade dizendo que não pode atender naquele momento;
• encerre suas conversas com cortesia, porém com objetividade.

5. Celular. Na mesma proporção em que agiliza as comunicações, também atua como agente de interrupções, invadindo inclusive sua privacidade. Sugestões para otimizar seu uso:

• desligue o aparelho quando estiver em reunião ou realizando tarefa que exija concentração;
• mantenha-o em vibracall para atender urgências;
• utilize o identificador de chamadas para selecionar as ligações que merecem ser atendidas;
• recolha mensagens na caixa postal duas vezes por dia e retorne as ligações em horários predeterminados;
• grave uma mensagem personalizada no correio de voz;
• considere a possibilidade de habilitar um segundo aparelho apenas para emergências, mas divulgue o número com seletividade;
• evite atendê-lo quando estiver em casa.

6. E-mail. Substitui o telefone com objetividade. Entretanto, quando utilizado sem critério, torna-se fonte de interrupções, mal entendidos e até disputas judiciais. Formas de gerenciá-lo:

• instale um serviço antispam;
• baixe suas mensagens no máximo quatro vezes por dia em horários predefinidos;
• responda de imediato as mensagens recebidas e determine um tempo para fazê-lo;
• utilize o subject (assunto) para classificar as mensagens;
• organize pastas diversas para arquivamento;
• tenha uma assinatura eletrônica;
• utilize um corretor ortográfico.

7. Internet e intranet. São instrumentos importantes para acelerar a comunicação e busca de informações. Mas vale lembrar que, às vezes, pode ser mais eficiente caminhar até a estação de trabalho de seu colega. Além disso:

• avalie de maneira criteriosa o uso da intranet e de comunicadores como o Skype;
• tal qual o telefone e e-mail, seja seletivo e coerente no envio e recebimento de mensagens;
• atenção com os sites navegados em virtude do risco de vírus e spywares (programas espiões);
• solicite suporte ao responsável pela manutenção da rede caso note alguma irregularidade;
• seja seletivo ao assinar boletins eletrônicos e não autorize a divulgação de dados seus ou da sua empresa.

Decerto há outros fatores de desperdício de tempo que poderíamos relacionar. Mas atentando para estes sete aspectos, é certo que sua produtividade pessoal aumentará.

Esteja sempre a postos para a ocorrência de imprevistos. Eles são imponderáveis, por isso, deixe espaço em sua agenda para contratempos. Planeje seu dia e sua vida tendo em mente: “e se…”.