Quer fazer seu evento corporativo ser um sucesso?

Realizar um evento para sua empresa pode ser mais complicado do que parece. Não basta agendar um local, contratar um mestre de cerimônias e pensar na alimentação: realizar um evento corporativo exige atenção à uma série de detalhes imprescindíveis que, se mal executados, podem custar a reputação da sua empresa perante clientes, acionistas ou público geral.

A melhor maneira de garantir um evento à altura do seu negócio é procurando a ajuda de profissionais ou empresas especialistas na área. Isso porque o evento perfeito é feito, na verdade, com a somatória de um número imenso de ações, cuidados e muitos detalhes. Na verdade, tudo começa muito antes do evento em si:é preciso entender a fundo a necessidade da corporação que precisa do evento, conhecer o público participante, traçar estratégias e preparar tudo para o grande dia.

Existem diversos formatos de eventos profissionais, entre eles: exposições, salões, mostras, feiras, conferências, palestras, simpósios, convenções, congressos, fóruns, oficinas, workshops, inaugurações, lançamentos, entre outros.

Mais do que um dia perfeito, um bom evento corporativo precisa ter a preocupação com o pré e o pós evento, principalmente com relação à convites, inscrições, acomodações e, depois do encontro, feedbacks e agradecimentos. Essa é uma afirmação que pode parecer óbvia, mas infelizmente não é raro encontrarmos empresas que pecam no pré e pós atendimento ao público do seu evento.

O pré-evento precisa contar com etapas referentes ao estudo de briefing, orçamento e a busca pelas melhores soluções. Durante essa etapa, todos os detalhes precisam ficar muito claros e uma parceria é firmada entre o responsável pela empresa que deseja realizar o evento e o organizador do encontro. Fique atento para perceber se o organizador realmente entendeu a sua demanda e exija um check list de todas as atividades a serem realizadas e suas datas. Desta forma, nada sai do controle.

Alguns diferenciais interessantes que uma empresa especialista na organização de eventos corporativos podem oferecer é já ter uma lista de fornecedores confiáveis, além de uma base consolidada de profissionais de casting para recepção e apresentação dos eventos. Ter um bom estoque com itens que podem ser utilizados no dia também ajuda muito.

A empresa organizadora precisa acompanhar a montagem da estrutura, orientar a organização do espaço e fornecer suporte durante todo o encontro. O ideal é ter alguns profissionais com funções pré-definidas e pelo menos um que visite periodicamente todas as áreas para auxiliar em qualquer surpresa que possa acontecer.

Ao final do evento, a equipe ainda precisa realizar uma série de ações, como fazer a lista de agradecimentos, receber as notas fiscais de fornecedores e colher feedbacks.

Uma boa empresa de organização de eventos, no entanto, não deve estar presa apenas a uma lista de obrigações. Ela precisa ser ao mesmo tempo estratégica e criativa, para entender necessidades, analisar cada caso e desenvolver as melhores soluções.

O mercado de eventos corporativos está mostrando muito positivo para 2017. Pesquisa realizada pela Câmara Americana de Comércio (Amcham) mostra que 65% dos profissionais da área entrevistados acreditam que o mercado estará aquecido no próximo ano. Para 67% dos entrevistados, a principal tendência será a realização de eventos com foco na interação entre marcas e público-alvo, através da utilização de aplicativos e tecnologias integradas.

Para ter um evento de qualidade, é preciso trabalhar com uma equipe experiente, que conheça todos os detalhes da empresa e do evento em si. Deve-se investir na busca da perfeição em todos os detalhes, mas sem se esquecer de incluir surpresas e momentos únicos para o público participante. Só assim o seu evento irá representar a sua marca e torná-la inesquecível.

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Carol Costa. Gerente de eventos da Neotass, agência brasileira de comunicação que oferece soluções integradas e inovadoras de marketing para seus clientes há mais de 20 anos.