TD apresenta guia para preparar empresas na produção de eventos online

1/4/2020 –

A disseminação do novo coronavírus está alertando a população mundial e mudando os hábitos e atividades diárias de todos nós. Nas últimas duas semanas, grandes empresas proibiram viagens de negócios, países fecharam escolas e universidades, gigantes da tecnologia paralisaram as atividades nos escritórios e grandes eventos foram cancelados ou adiados. Pensando nisso, o TD, empresa líder em eventos online no Brasil, oferece guias para preparar companhias na produção de eventos online e manter a produtividade dos colaboradores mesmo trabalhando à distância.

No setor de eventos, o impacto da COVID-19 é enorme. As perdas resultantes dos cancelamentos já custaram ao setor de tecnologia US$ 500 milhões (mais de R$ 2,4 bilhões). Eventos como Adobe Summit, Facebook F8, SXSW, E3 e Google Cloud Next foram cancelados ou mudaram o formato para conferências onlineF.

Com isso, o TD está disponibilizando o guia “Como fazer o seu próprio evento online” para orientar empresas na produção de uma conferência online, caso essa seja a opção adotada neste momento. Confira as dicas:

Avaliação: o primeiro passo para realizar um evento online é detalhar os principais elementos programados para a versão presencial. O evento será composto por palestras ou webinars? Detalhe o formato, o número de participantes, duração e o engajamento do público. Lembre-se de que o foco é oferecer conteúdo relevante e cumprir os objetivos da organização.

Tomada de decisão: os eventos são excelentes oportunidades para gerar valor aos participantes. Portanto, cancelar ou adiar um evento não afeta apenas os resultados das empresas, mas também os demais envolvidos. Vale destacar que os eventos em local físico possuem uma série de limitações, incluindo capacidade de participantes, horários e preço de produção.

Questionamentos: se a dúvida persistir na mudança do formato, faça as seguintes perguntas: qual o impacto financeiro e nos negócios caso opte por cancelar o evento? Qual o impacto para os patrocinadores caso cancele ou adie o evento? Qual o impacto para a reputação da empresa caso opte por cancelar ou adiar o evento?

Oferta de valor: embora muitos pensem que os eventos presenciais são superiores, é importante questionar sobre por que as pessoas desejam participar deles. Com uma versão online, é possível transmitir as informações que o público anseia e garantir que os conteúdos da empresa sejam passados para ainda mais pessoas, já que não há barreiras físicas. No online, também é possível criar oportunidades de “matchmaking”, ou salas para reuniões virtuais, emulando as formas de negociar e de trocar informações em eventos presenciais.

Definição de metas: após compreender como oferecer relevância ao público, vale refletir quais são os objetivos dos negócios. É possível alcançar todas as metas, mas para isso estratégias diferentes serão necessárias.

Definição de formato: chegou o momento de definir o formato do evento. Será gravado? Se sim, precisará de um estúdio? Acha que a transmissão ao vivo dará melhores resultados? Defina de que forma o público irá consumir os conteúdos para poder planejar a logística do evento. Em tempos de novo coronavírus, existem alternativas para captar o audiovisual de cada participante ao vivo, desde suas casas, reunir os sinais numa mesma plataforma e publicar como se todos estivessem no mesmo espaço.

Levantamento de serviços e suporte: um evento online de qualidade exige infraestrutura – assim como as edições presenciais. O organizador do evento deve garantir as ferramentas e serviços necessários para colocá-lo no ar, bem como os profissionais para realizar a execução (que podem, inclusive, trabalhar remotamente em tempos de novo coronavírus). É preciso, também, escalonar a estrutura para garantir o atendimento de todo o público esperado. Afinal, você não quer ver o site travar caso atinja um número máximo de participantes, certo?

Listagem: pense e responda: é necessário alguém para gravar as palestras ou conferências? Uma pessoa para fazer transmissões ao vivo? E para ajudar nas operações? Infraestrutura tecnológica para a execução do projeto? Quais equipamentos usar? Vale a pena comprar ou alugar? Quais os materiais de higiene e segurança para proteger os envolvidos da transmissão do novo coronavírus?

Infraestrutura: para eventos online é fundamental garantir transmissões de qualidade – e para isso você deve contar com velocidade de internet. Além disso, é necessário contar com câmeras que proporcionem imagens nítidas, microfones para garantir a melhor experiência em áudio, cenário e planejamento. Lembre-se também dos materiais de segurança para evitar a transmissão do COVID-19.

Mapeamento da jornada do cliente: mesmo que já tenha feito o mapeamento da jornada do cliente para o evento presencial, é fundamental refazê-la para se adaptar ao mundo digital. Defina como serão feitas as inscrições e seleção da programação, o acesso ao evento, a disponibilização dos conteúdos e de que forma será feita a comunicação com os participantes.

Promoção do evento: a divulgação do evento é um passo essencial para o sucesso do projeto. Para isso, utilizar as redes sociais e estruturar outras estratégias de marketing digital é a melhor alternativa para mostrar ao público o valor da experiência. Aqui, vale a pena criar uma estratégia bem interessante para atrair o maior público possível – afinal, é super frustrante criar algo incrível para poucos assistirem.

Execução: depois de toda a organização e planejamento, é hora de executar o evento. É possível fazer tudo à distância, inclusive a captação de todo o material a partir da casa de cada participante. Para isso, é necessário que o palestrante tenha uma câmera de qualidade (existem webcams capazes de registrar imagens em HD e até 4K), uma boa captação de áudio, um cenário “clean” e uma internet com boa capacidade de upload. Caso você opte por reunir os participantes em um mesmo estúdio, desinfete todo o ambiente, incluindo maçanetas e microfones, para garantir a segurança dos participantes. Tenha o menor número possível de pessoas no local – de preferência, apenas a pessoa que opera a câmera, entrevistador e entrevistado, respeitando a indicação de distância segura pelo Ministério da Saúde, e comece pontualmente e encerre no horário previsto.