Home office: as agências sabem lidar com essa nova realidade?

Um estudo publicado pela empresa RunRun.it apontou que, durante a pandemia, 82% das agências brasileiras passaram a operar 100% segundo o modelo de home office. Apesar do receio inicial com relação à produtividade, o resultado final apontado pelas empresas foi positivo e, agora, muitas pensam em manter o trabalho remoto mesmo após a pandemia.

Anaí Nabuco, diretora e fundadora da agência Lettera Comunicação, de Bauru (SP), explica que, antes da pandemia, a empresa possuía apenas colaboradores em regime de contratação presencial ou mista e, inicialmente, a ideia de trabalho home office, causou inseguranças. “Na hora de tomar essa decisão, uma das coisas que a gente tinha muito medo era de perder o controle do que acontecia”, revela.

A situação também surpreendeu agências maiores. Para a Ketchum, agência global de Relações Públicas, apesar de terem um plano de trabalho para situações extremas, a mudança foi repentina: em 36 horas, todos estavam trabalhando de suas casas.

“Há algum tempo trabalhávamos num plano de continuidade dos negócios em situações extremas, e o alerta da pandemia na Europa nos fez acelerar o processo. Para os nossos colaboradores, percebemos uma adaptação gradual, que foi acontecendo de acordo com a infraestrutura, ambientação e condições pessoais, principalmente com colaboradores condicionados ao auxílio com seus filhos e homeschooling. Uma coisa é home office, outra é estar em quarentena e trabalhando de casa”, ressalta o CEO da empresa, Caio Bamberg.

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Na BriviaDez, agência de estratégia, experiência e comunicação, o momento foi considerado um teste para o que já era implementado por meio do programa ‘nômade’, que consiste na presença de colaboradores em home office, em diversos lugares do mundo. De acordo com o COO da empresa, Fernando Silveira, a mudança gerou resultados surpreendentes.

“Foi um grande teste. Mas podemos perceber que nossa estrutura e nossos processos de trabalho estavam realmente maduros para esse momento. Tivemos resultados surpreendentes com todo o time trabalhando remotamente. Conseguimos manter a integração, o fluxo de trabalho e o atendimento aos clientes, mantendo ainda a qualidade da entrega”, afirma.

Impactos para a empresa

De acordo com a pesquisa Impactos da Covid-19 na comunicação corporativa, produzida pelo Comunique-se em parceria com a Abracom, 83,3% das agências perderam faturamento durante a pandemia. Apesar disso, a maioria das empresas (75,3%) não demitiu funcionários.

Além dos aspectos financeiros, um dos maiores reflexos da pandemia foi a falta de contato pessoal. Esse ponto foi unânime entre os entrevistados e se tornou um grande desafio para a manutenção dos processos de cada empresa. Para driblar a situação, dinâmicas específicas, encontros por videoconferência e grupos em redes sociais ou aplicativos foram a saída para manter a proximidade, ainda que seja virtualmente.

Fernando explica que, para a BriviaDez, este foi considerado o maior impacto. Ainda assim, ele considera que foi uma transição sem grandes dificuldades e que a adaptação ao convívio por meio de plataformas virtuais representa, principalmente, aspectos emocionais e pessoais. Na agência Lettera, a proximidade entre os colaboradores foi mantida por meio de grupos e chamadas vídeo frequentes, para abordar não apenas assuntos relacionados ao trabalho, mas também para promover a descontração da equipe.

Outra medida para amenizar impactos pessoais e corporativos foi o aumento da autonomia e autogestão com relação a horários. Caio conta que esse foi um ponto importante para a Ketchum, que também entregou materiais de orientação à organização dos colaboradores. “A partir do momento em que estabelecemos uma aproximação e comunicados frequentes via Liderança, também permitimos que as pessoas tenham mais autonomia e autogestão para acomodarem e conciliarem suas tarefas dentro de um horário de expediente que seja funcional e saudável para as pessoas e para o negócio”, explica.

Entre os colaboradores

A analista de comunicação na Lettera Comunicação, Monique Souza, explica que o maior impacto sentido pelos jornalistas da empresa foi com relação ao ‘tráfego da informação’, tanto com o trabalho quanto o cliente. Para ela, a falta de contato presencial tornou as decisões mais difíceis e os processos mais lentos.

“Um ponto crucial sobre o que a gente sente de mudança no trabalho, não só no lado profissional, mas também no lado pessoal, é com as relações de trocas humanas que aconteciam no dia a dia, com os amigos de trabalho. Com a internet, por mais que a gente faça call, que a gente faça as videoconferências, não é a mesma coisa”, explica.

Outro ponto que exigiu adaptação foi a necessidade de aumentar a flexibilidade com relação aos horários e protocolos seguidos pelos clientes. Letícia Ávila, assessora de comunicação na Assessoria Comunic.Ativa, em Campo Grande (MS), essa foi o ponto que exigiu maior adaptação.

“Acredito que tivemos que nos adequar, enquanto assessoria, às mudanças dos próprios clientes sobre horários, funcionamentos, protocolos de biossegurança etc. As próprias lives estão sendo uma forma de adequação nesse sentido, de continuar os processos, reuniões e palestras à distância”, pondera.

Apoio psicológico

Outra grande preocupação (em alguns casos, a maior delas) relacionada à pandemia da Covid-19 é a saúde mental da população. De acordo com uma pesquisa realizada pela Associação Brasileira de Psiquiatria, 47,9% dos médicos psiquiatras entrevistados perceberam aumento em seus atendimentos após o início da pandemia. Além disso, 89,2% destacaram o agravamento de quadros psiquiátricos em seus pacientes devido à pandemia de Covid-19.

Nas agências, medidas de cuidado com os colaboradores foram adotadas de diferentes formas, desde o estreitamento dos relacionamentos com os gestores e maior atenção ao comportamento de cada pessoa, palestras com psicólogos e até acompanhamentos individuais com o time de RH.

Anaí explica que, na Lettera, uma das características da agência é a relação de amizade entre os colaboradores. Por isso, durante a pandemia, a abordagem escolhida foi observação e diálogo com os funcionários, que em alguns casos são aconselhados a buscar ajuda psicológica. “As pessoas demonstram sinais muito rápidos de que não estão bem. Quando isso é percebido, quem faz a primeira abordagem é o gerente, que é a pessoa com quem eles convivem”.

Na Ketchum e na BriviaDez, as duas medidas foram adotadas — e geraram bons resultados. Para a primeira, além de palestras e atendimentos com o RH, foi realizado um mapeamento de possíveis grupos de risco ou sob situações sensíveis, além da capacitação dos gestores para acolhimento das equipes. “Realizamos um processo intenso de capacitação dos gestores sobre como orientar e acolher seus times, e toda a liderança sênior foi diretamente engajada para cuidar dos gestores, das equipes e estabelecer, inclusive, rotinas individuais de acompanhamento”, afirma Caio.

No caso da BriviaDez, Fernando destaca a comunicação frequente entre as equipes e a criação de um programa de apoio psicológico, o ‘Bem-Estar’, considerado ‘uma válvula de escape’ para este momento. “Criamos um programa de apoio psicológico, chamado de Bem-Estar, com uma consultoria de psicólogos disponível para toda a equipe. Eles fornecem suporte para as pessoas que precisam de um momento para conversar, discutir assuntos pessoais e tratar suas ansiedades e dificuldades”.

E quando a pandemia acabar?

O retorno à ‘vida normal’ ainda é um mistério, mas já sabemos quais serão alguns reflexos desse momento de pandemia para o futuro. Um deles é a continuidade com o trabalho home office em mais empresas. Entre as agências, esta é uma tendência.

Entre as agências de comunicação entrevistadas, este será um modelo cada vez mais presente para BriviaDez, que pretende ampliar o conceito ‘nômade’ na empresa, e para a Ketchum, que, segundo o CEO, está discutindo a melhor forma de implementação do modelo de trabalho.

“É certo que não voltaremos à rotina “normal”, pois aprendemos muito sobre a capacidade das pessoas a criarem soluções inteligentes e mais eficientes, com alto engajamento sobre o nosso negócio e o desafio dos negócios dos nossos clientes. Respondendo à questão original, a relação deverá 60% trabalho do escritório, 40% remoto, e certamente será muito mais flexível e centrado na capacidade de autogestão e orientação de performance do negócio”, finaliza.